Synchronisation de BEACON et des systèmes de facturation

Lorsque les clients déménagent ou lors de l’installation et du remplacement de la technologie de compteurs et de relevés, il est essentiel que les données de votre système d’informations client (SIC) correspondent aux données dans BEACON AMA. Utilisez le processus décrit ci-dessous pour échanger des données et synchroniser BEACON et votre SIC.

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Échange de données
BEACON utilise des fichiers d’échange de données. Les fichiers d’échange de données sont des feuilles de calcul qui respectent les spécifications d’échange de données. Chaque ligne de données dans un fichier d’échange de données correspond à un élément indicateur codeur, à son emplacement et au compte auquel il a été ou va être associé. Les compteurs combinés nécessitent une ligne séparée pour chaque élément indicateur d’encodeur.

Les données contenues dans un fichier d’échange de données sont une combinaison d’informations collectées dans le champ, en général pendant l’installation du point de terminaison, et des données issues de vos systèmes de gestion de la facturation, de la comptabilité et des compteurs.

Suivez ces étapes pour échanger et synchroniser les données de SIC et BEACON :

  1. Téléchargez le fichier de spécification d’échange de données sur cette page du guide d’utilisation.
  2. Ouvrez le fichier à l’aide d’une application de feuille de calcul comme Microsoft ExcelMD.
  3. Utilisez les détails contenus dans la spécification d’échange de données pour vous guider à travers le processus de mappage des données depuis votre SIC vers les champs conformes à la spécification d’échange de données (colonnes nommées exactement telles qu’elles apparaissent dans la colonne B de la spécification d’échange de données et lignes conformes aux longueurs maximales et aux formats définis dans la spécification d’échange de données).Conseil : lorsque vous nommez vos fichiers d’échange de données, utilisez des descriptions significatives afin d’identifier plus facilement les tâches effectuées par une importation spécifique.
  4. Exportez un fichier conforme à la spécification d’échange de données au format CSV depuis votre SIC.
  5. Connectez-vous à beaconama.net en saisissant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
  6. Cliquez sur l’onglet Assets (Ressources).
  7. Faites glisser et déposez le fichier dans la zone de dépôt dans le module Import (Importation).
    Remarque
     : les fichiers ne peuvent pas dépasser 70 Mo.Chaque fois que vous déposez un fichier dans le module Import (Importation), le système scanne le fichier pour détecter les problèmes. Lorsque la série test est terminée, la date, l’heure et le nombre d’enregistrements prêts à être importés s’affichent avec le nom et l’adresse e-mail de la personne ayant effectué l’importation.Pour interrompre une importation, cliquez sur le bouton Accept Import (Accepter l’importation).  Pour interrompre une importation, cliquez sur le bouton Cancel Import (Annuler l’importation). Cliquez sur le lien Download File (Télécharger le fichier) pour passer en revue le fichier source d’échange de données d’origine.  Cliquez sur le lien Exceptions pour ouvrir le rapport sur les exceptions créé au cours de la série de tests d’importation dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet. Le total combiné des erreurs et des avertissements s’affiche à côté du lien Exceptions, ce qui vous permet de voir rapidement si vous devez ouvrir le rapport et corriger des erreurs ou passer à l’importation.
    Une fois le processus d’importation terminé, le nombre d’enregistrements importés s’affiche avec les liens Download File (Télécharger le fichier) et Exceptions sur une nouvelle ligne dans la liste d’activités.
  8. Corrigez toutes les erreurs dans votre fichier d’échange de données. Enregistrez le fichier puis répétez les étapes 7 et 8. Une fois que vous êtes satisfait de votre fichier d’échange de données, cliquez sur Approve (Accepter) pour terminer le processus d’importation.

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